Cпецпроекты

Team style: команда конференції IT Arena


0 786 94
У рубриці Team style знайомимось з командою наймасштабнішої події української ІТ-галузі і однієї з найбільших технологічних конференцій Східної Європи — IT Arena.

Щоосені у Львові відбувається масштабна конференція, що об’єднує топ-менеджмент українських та іноземних ІТ компаній, інвесторів, працівників ІТ сфери та студентів ІТ спеціальностей. Цього року конференцію, організацією якої займається Львівський ІТ Кластер, ELEKS, LITS, Startup Depot та N-IX, відвідало 2300 учасників і 97 спікерів з найвідоміших світових компаній. Як конференція формує імідж технологічного міста і навіщо глобалізувати Львів — розповідає команда IT Arena.

Степан Веселовський, СЕО Львівського ІТ Кластеру

Якість конференцій у сфері ІТ, що відбувались у Львові, була відверто низькою – як з організаційного, так і з контентного аспектів. Будувати імідж технологічного міста з такими заходами практично неможливо. Тому було ухвалено рішення створити новий бренд, який робив би якісну промоцію Львова. Першу конференцію на 800 учасників ми провели весени 2014-го. Спершу планувалось, що захід буде повністю англомовним. Але ця ідея втілилась лише через два роки, у 2016-му.

Перший логотип IT Arena – це парасолька. Вона символізувала, що під одним дахом було об’єднано багато івентів. Ми об’єднали місцеві спільноти, які вже організовували невеликі конференції, і спробували працювати разом. Це спрацювало. У 2015-му ми переформатувалися, виокремили три тематичні потоки – Product, Business і Technology. Цього року додали ще Startup Stage. На наступній конференції цей напрям виведемо окремим стрімом.

Дедлайни космічні, все горить, все «на вчора»

Взагалі конференція – це один з найскладніших бізнесів. Ти наче стартуєш компанією кожного року знову. Кожного року ти створюєш цілком нову конференцію з нуля – не можеш робити подію, яка була б аналогічною попередній. Люди хочуть бачити розвиток. Ви ж не купуватимете щороку один і той же MacBook чи смартфон. Ви хочете, щоб компанія, яка виготовляє продукт, щоразу вас дивувала. Так само й з конференцією.

Звичайно, організація великих масових заходів – тяжка праця. Дедлайни космічні, все горить, все «на вчора». Уявіть, над конференцією на 2300 учасників впродовж року працює лише двоє людей! Вже ближче до події приєднуються інші фахівці. Наприкінці організаційного процесу операційна команда складається з 15 осіб. Але ще є сотні людей, які з нами співпрацюють.

Звідси випливає наступна складність – менеджмент підрядників. У Львові та й загалом в Україні підрядники не звикли працювати якісно. А тому контролювати якість їхньої роботи – непростий челендж. Нам пощастило за 4 роки проведення конференції виховати собі підрядників. Деякі компанії росли разом з нами, ставали потужнішими. Першу конференцію знімали на відео двоє фрілансерів, які згодом створили компанію AND ACTION і досі з нами співпрацюють.

Ну, і головна складність – це команда. В Україні майже немає команд, які вміють робити великі івенти. Немає професіоналів у PR, маркетингу, проектному менеджменті. Ми навчилися це робити спільними зусиллями – і нашими, і зусиллями людей, які до нас приходили працювати. Висмикували людей з різних галузей, компаній і організацій. Керувались цінностями, які вони мають, і знаннями, якими володіють. Визначали, чого їм бракує.

Працівник залишається у компанії доти, доки вона дає йому нові виклики, допомагає у досягненні персональних цілей

Коли до нас приходить нова людина, мені завжди потрібно розуміти її цілі і чого вона хоче досягнути в житті. Прекрасно знаю, що люди вічно тут працювати не будуть. Не ті часи, коли на одній роботі затримувались десятиліттями. Робочий цикл сьогодні триває приблизно 5 років – і я не очікую від людей більшого. Працівник залишається у компанії доти, доки вона дає йому нові виклики, допомагає у досягненні персональних цілей. Як тільки працівник досягнув максимуму, не отримує челенджів і нових знань, він задумується: може, пора щось змінити?  І тоді приходимо ми і забираємо цю людину до себе (усміхається – О. Д.). Або забирають у нас. І це нормально.

Щодо цілей конференції IT Arena, то за найближчі 5 років (сподіваюсь, нам вдасться за три) плануємо стати найбільшою технологічною конференцією Східної Європи. 2017-й є стартом цієї стратегії. Йдеться про рівень спікерів, якісно новий рівень організації. Кількісно хочемо вирости до 5 тисяч учасників, аби утримувати статус в Європі.

Цього року у нас змінилась цільова аудиторія. Намагались залучити учасників зі Східної Європи, проводили цільовий маркетинг. Погодьтеся, робити англомовну конференцію лише для українців – без сенсу. IT Arena є доступним продуктом для людини з будь-якого куточка світу – ти можеш приїхати і все розуміти. Наша ціль – космополітична. Хочемо глобалізувати Львів. Ще 5 років тому місто мало доволі провінційні ознаки – тут боялись говорити про великі цілі, навіть озвучувати їх. Наша команда – ІТ Кластер – була, напевно, першою, хто не побоявся говорити про проекти голосно навіть на ранній стадії.

Орися Хім’як, PR Director

Досі дивуюсь, коли згадую, що на двох конференціях сама займалась PR-напрямом. Сказати, що це було складно – не сказати нічого, але водночас це цікавий виклик. На мене лягло безліч обов’язків і зобов’язань – вся комунікація, робота з медіа, операторами, фотографами, поліграфія, промо-матеріали і так далі. За місяць до події комунікації стає так багато, що ти не в змозі з нею впоратись. Зараз у нашій PR-команді, окрім мене, є ще троє дівчат.

З часом я перестала вірити у таке поняття, як мультитаскінг. Коли у тебе забагато завдань – ти щось та й зробиш погано, буде якесь недопрацювання. А під час конференції тобі ніхто й ніколи не пробачить «лажі». Оскільки свої перші дві конференції я готувала сама, проколів було вдосталь. Звичайно, я на них вчилась, але це не найприємніший досвід. Зі створенням PR-команди кількість недопрацювань значно знизилась. IT Arena має дуже складну комунікацію з огляду на те, що IT-фахівці – далеко не найпростіші люди. Вони скрупульозні, вимагають найвищого рівня, найвищої якості.

У цьому році конференцію відвідали понад дві тисячі учасників. З кожним потрібно було вибудувати правильну комунікацію, чітко доносити меседжі, підбирати оптимальні канали комунікації. Попри те, що у нас є Facebook-сторінка, яка активно оновлюється, сайт і мобільний додаток для комунікації з учасниками – інформація часто не доходить. Люди не люблять читати.

IT-фахівці – далеко не найпростіші люди. Вони скрупульозні, вимагають найвищого рівня, найвищої якості

Цього року я вперше пробувала себе в амплуа PR-директора. Степан (Степан Веселовський – О. Д.) завжди вчить: не бійтеся делегувати. А це страх кожного юного керівника. Тобі завжди здається, що ти можеш зробити щось краще, ніж інші. Але це не завжди так. Значно цінніше навчити когось, передати досвід, створити команду, яка працюватиме як злагоджений механізм. Цього року, окрім вже перевірених підрядників, я також мала команду волонтерів, що займались соцмережами і безпосередньою комунікацією з учасниками. Тобто на час конференції PR-команда складалась з 11 людей. Це була моя найлегша конференція, бо йшла вже торованим шляхом, просто покращуючи певні речі, і мала на кого покластись.

Я прийшла в ІТ Кластер з журналістики і жодного разу про це не пошкодувала. Наразі це найкраще рішення, яке коли-небудь доводилось ухвалювати. Навіть не впевнена, чи є ще у Львові спільнота, яка б мала настільки цікаві проекти. Так, ІТ-команії платитимуть більше, там теж є комунікація з іноземними партнерами, поїздки за кордон, але тут ти відчуваєш, що робиш щось значно більше – розвиваєш місто, працюєш з людьми, які тебе надихають.

Ярослав Назар, Project Manager

В обов’язки проектного менеджера входить доволі великий обсяг роботи, зважаючи на масштаби конференції, яких ми досягли у цьому році. Це робота з партнерами, документація, перегляд усіх домовленостей, організація роботи сайту і не тільки. Мої головним завданням було пошук партнерів і комунікація з ними до і після конференції, пошук win-win для обох сторін. Простіше кажучи, аби партнер прийшов і був задоволений своїм рішенням опісля.

Цього року ми вперше залучили так багато партнерів. Зрозуміли, що технологічна конференція створюється не лише для ІТ-сфери. Зараз є чимало компаній умовно традиційного бізнесу, які потребують ІТ-рішень. І компанії у цьому зацікавлені, бо бачать купівельно спроможну аудиторію. Це дуже важливо: IT Arena – дорога конференція. Так, це грошовий фільтр, але це – фільтр. Так от аудиторія нашої конференції цікава цим компаніям. Йдеться про банки, страхові, автомобільні компанії, забудовників. Наприклад, BMW було цікаво представити у нас свій електрокар. Це еко-тренд і ІТ-фахівці, спраглі до інновацій, таке купували б.

Завжди намагаємося більше слухати і менше говорити

До кожного партнера ми шукаємо індивідуальний підхід, разом креативимо ідеї, шукаємо дієві способи представлення на конференції. Є кілька важливих речей – партнер любить увагу і він повинен бути задоволений. Якщо не задоволений – це ще не крах. Важливо слухати. Ми завжди намагаємося більше слухати і менше говорити. За два тижні після конференції ми їдемо в Київ до наших партнерів, аби прозвітувати і – що найголовніше – отримати максимальний фідбек. Чим більше зворотного зв’язку, тим краще ми працюватимемо наступного року.

Команда, яка працює над проектом, є невелика. І я вдячний кожному за абсолютну підтримку і залізобетонні нерви. Бо стрес напередодні конференції і в дні її проведення настільки максимальний, що можна посивіти. Ніби встигаємо, але завжди є переживання, аби все спрацювало, як планувалось, не було проколів.

За останні два роки я побував на багатьох українських конференціях. Їх стає більше – і це добре. На ринку нарешті приходить розуміння, що комюніті має спілкуватись. Має мати майданчики, де можна розповісти про свою роботу і послухати інших. Це надважливо для розвитку ІТ-галузі. Чим більше ми комунікуємо, тим більше з’являється партнерств і нових цікавих проектів.

Евелін Фуберт, PR Manager Europe

По суті, я потрапила до Львова через те, що мій хлопець знайшов тут класну роботу. До того він працював у Польщі і ми півроку подорожували Азією. Коли йому запропонували працювати в одній із львівських компаній, ми подумали: а чому б не спробувати? Раніше я працювала PR-менеджером у Бельгії, тому робота не була новою. Я розглядала й інші варіанти, але мені дуже сподобалась команда, тому вирішила залишитись у Кластері.

IT Arena була відомою в Україні, але за кордоном про неї знали недостатньо. Тому цього року ми поставили собі завдання закріпитись на міжнародній арені. Намагались залучити іноземних журналістів, зацікавити їх не лише конференцією, але й Львовом. Для цього влітку провели прес-тур, у якому взяли участь журналісти з Польщі, Румунії, Білорусі та й загалом з усіх краї-сусідів. Наразі це наша основна аудиторія.

Також ми їздили на одну з технологічних конференцій у Польщі, де спілкувались з учасниками, розповідали про нашу подію. Двічі у Львові побував головний редактор найвідомішого технічного видання Європи TechCrunch Майк Бутчер. Повертаючись, він сказав: тепер розповідатиму усім, що IT Arena обов’язкова для відвідин. Для нас це дуже важливо.

Поставили собі завдання закріпитись на міжнародній арені

Загалом цього року на конференції побувало близько двох десятків іноземних журналістів. Чимало з них представляли провідні тех-видання своїх країн. Найскладніше у моїй роботі – налагодити з ними контакти. Якщо це головні редактори, то вони отримують десятки листів щодня – доводиться постійно нагадувати про себе у соцмережах, писати у Twitter. Надіюсь, ми задовільнили їхні сподівання, а тому очікуємо наступного року значно більше медійників на конференції.

Якщо говорити про специфіку роботи у команді, то особливої різниці між українцями і бельгійцями немає. Правда, в Бельгії люди більш пунктуальні, чіткіше ставляться до дедлайнів. А ще бельгійці не такі прямолінійні. Якщо у нас виникає певна проблема, то бос може чітко на неї вказати, аби вона була якнайшвидше вирішена. Бельгійці підходили б до цього з далека, делікатніше.

Юрій Огоновський, Project Manager

В IT Кластері я вже восьмий місяць. Як і кожному члену нашої команди, що працює над проектом IT Arena, чітко визначити свої обов’язки мені важко. Це пошук партнерів і безліч організаційних питань – починаючи від логістичних (транспортна логістика, поселення спікерів), закінчуючи підрядами технічної і візуальної складової конференції.

Проектним менеджером працюю вже сьомий рік. Навчився боротись з хвилюванням, чітко аналізувати ситуацію, аби не впадати у паніку чи беззмістовно на когось злитись. Але найбільшим викликом для мене було переконувати в цьому команду, яка зі мною працювала. Важко пояснити, що на івенті з 2300 учасниками завжди знайдеться 15-20 незадоволених, які обурюються у Facebook, – і це нормально, а не провал. Якщо є зауваження, то нам є куди рости. Меж досконалості немає. Така реакція команди зрозуміла: ми дійсно хочемо бути конференцією топового рівня і щоб все було бездоганно.

Ми маємо прив’язку до локації – стадіон. На жаль, більших приміщень для проведення конференції у Львові немає. Вічна проблема – з подачею обідів. Як би це банально не звучало, але на технологічній конференції це важливе питання. Є дві тисячі учасників, які хочуть багато спілкуватись (тобто ми не можемо розвести їх по різних залах), але не хочуть стояти у черзі. У нас є ідеї, як це виправити наступного року. Використовуватимемо ланч-бокси та інші мехінізми, які посприяють тому, аби нарешті закрити питання кейтерингу. Відгуки, звісно, були різні – негативні, позитивні, посередні. Хтось радив, що додати, хтось – що змінити. Інші просто підходили і дякували.

Тут важко називати людей колегами. Усі – друзі

Працюючи у команді Кластеру, я зрозумів одну річ: тут важко називати людей колегами. Усі – друзі. Ми не часто виносимо свої стосунки за межі робочого часу (хоча буває й таке), але ставимось один до одного по-дружньому. Якщо у когось щось не вдається – вся команда приєднується до вирішення проблеми. У спілкуванні між собою ми ніколи не підбираємо слів і безжально жартуємо. При цьому це є найтолерантніша команда, у якій мені доводилось працювати. Приємно, що над таким великим проектом, як ІТ Arena, працює колектив, середній вік якого – 24 роки. Це надихає.

Фото: Ірина Середа, спеціально для bit.ua

Подписывайтесь на нас в Facebook

Написать комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Извините, для комментирования необходимо войти.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: